Googleドキュメントの便利な使い方をご紹介します

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お客さま

少人数のプロジェクトで情報共有するのに良い方法はありますか？

このような質問を頂きました。そこで、今日は便利なGoogleドライブ内にあるGoogleドキュメントの使い方をご紹介します。

Googleドライブとは何か？

Google社が提供している共同編集できるクラウド版のOfficeソフトです。

Officeソフトだけでなく、通常のファイル(画像・動画・PDF)なども保存できます。チーム内のファイル共有も便利ですね。

さらにGoogleドライブの特徴について知りたい方には、こちらの記事が参考になるでしょう。

情報共有するポイントは、フォーマットを決めておく事です。書き方を決めておかないと、情報が整理されず、書く時に無駄な思考をしておく事になります。

そこで、今回は簡単なフォーマットを紹介します。

実際にGoogleドキュメントを使っている様子です。

私の場合は、このような構成にしています。

Googleドキュメントでは、見出しを付けた項目を一覧表示する、目次機能があります。情報が増えてくるとスクロールが大変になるので、目次を挿入しておく事と便利です。

ただ、目次の更新は、手動更新なので注意して下さい。

決まった事を書くエリアです。様々な会議などで話し合った結果、最終的に決まった事を整理していくエリアです。

チーム人数が増えると、「これまでのまとめ」の情報を読み返すのが手間になります。そこで、まとめに整理しておくと、読み返す必要がなくなり便利です。

私の場合、2人程度で運用していた頃は、まとめる時間がもったいなかったので、この「まとめエリア」は使っていませんでした。「チーム人数」や「情報の量」に合わせて、「まとめエリア」を使うか決めて下さい。

時系列のメモを書くエリアです。各メンバーが自由に書き込めるようにしておくと便利です。

こちらの例では、鈴木さんが調べた情報「ホームページの作成方法について」を書き込んでいます。次の会議までに必要な事を、一つのファイルに書き込んでおくと便利ですね。

見出しを付ける事・箇条書きで書く事、これを徹底すると、かなり読みやすい資料になります。

見出しを付けるショートカットを覚えると作業がはかどります。

お客さま

ファイルが増えてきて管理が大変です。

毎回、編集したいファイルを探すのは大変なので、私はよく使っているファイルにスターを付けて管理しています。

スターの使い方が決まっているわけではないので、私の場合は、よく使うファイルにスターを付けているわけです。
ちなみにGmailでは未処理のメールで、後で確認するメールにスターを付けています。

お気に入りにもスター付きリンクを入れています。
https://drive.google.com/drive/starred

Googleドライブのスターの付け方は、こちらのリンクが参考になるでしょう。

以上、簡単ですが、Googleドキュメントの使い方のご紹介でした！